Os meus primeiros esforços foram desenvolvidos no sentido de melhorar as plataformas existentes (site público e intranet – feitos em microsoft sharepoint. Neste sentido, traduzia as preocupações das diferentes estruturas do ISPA em soluções para os portais. A maior parte do meu trabalho traduziu-se em melhorar a arquitectura de informação, e a nível de design de interação, tentando melhorar a usabilidade das páginas existentes.

Depois de alguma pesquisa com alunos, funcionários, e direção acabei por conseguir melhorar o site público ao introduzir elementos de navegação (feitos em action script 2.0) que foram sendo colocados em diferentes páginas do site público.

A direção do ISPA decidiu criar um novo portal, de modo a suportar uma nova identidade institucional, dar autonomia às diferentes entidades do instituto para a gestão das suas áreas e modernizar toda a sua estrutura digital de modo a conseguir ter uma solução que servisse de colaboração entre colaboradores (docentes e funcionários), alunos e pessoas externas.

A nível dos docentes e funcionários, a solução que existia não dava resposta às necessidades. Os processos eram todos muito manuais, o que se traduzia em processos mais lentos e com mais erros. Para os alunos, era muito complicado comunicar com os docentes ou secretaria, tendo de se deslocar fisicamente às instalações para fazerem processos simples.

Uma das vantagens de trabalhar num contexto universitário é a facilidade de recrutar participantes para todo o processo (user research, testes de usabilidade). Através de testes de guerrilha e entrevistas mais estruturadas com alunos docentes e funcionários que estavam dispostos a ajudar, foi relativamente fácil arranjar dados que nos permitiram começar a traduzir a estratégia corporativa em objetos mais tangíveis.

De modo a ganharmos conhecimento externos foram contratadas duas empresa, uma para a parte de desenvolvimento e outra para a parte de marketing. Acabei também por estar ligado ao processo de decisão das empresas que foram escolhidas para trabalhar com o ISPA.

Posteriormente acabei por fazer a “ponte” entre as diferentes estruturas reunindo e traduzindo toda a informação necessária (tal como maneiras de trabalhar, análise de fluxos, organização e estruturação dessa informação, de modo a criar a nova arquitectura de informação do portal) com o objetivo de fazer uma transição suave em relação ao que estávamos habituados a lidar.

Parte do meu trabalho passava por validar com testes a utilizadores do site, e com a estrutura interna algumas das propostas que eram fornecidas (tanto a nível de comunicação como de tecnologia) das empresas parceiras do ISPA. Acabava também por validar as propostas feitas pelas empresas e trabalhar de forma colaborativa para fazer novos wireframes ou afinar a interface, uma vez que era responsável por grande parte das decisões.

Um dos motivos que mais agradou à comunidade foi que as candidaturas ao ISPA passaram a ser feitas online, coisa que até então não acontecia. Acabámos por desenvolver:

• Loja online;
• Plataforma de elearning e portal do aluno (desenvolvido na plataforma moodle);
• Secretaria virtual;
• Site de candidaturas;
• Site interno para colaboradores;
• Site de alumni (neste momento é o portal de emprego);
• Site específico para o departamento de formação avançada;
• Site específico para o centro de documentação;
  Visita virtual;
• 11 microsites para entidades específicas (entre os quais a clínica universitária).

• Análises competitivas;
• Análise heurística do conteúdo do site já existente;
• Tradução da estratégia corporativa em requisitos para o portal;
• Prototipagem (wireframes) de alta e baixa fidelidade;
• Coordenação e contacto com as empresas (de design e programação)
  envolvidas na construção das diferentes plataformas.
• User interface design, design de interacção e programação XHTML e CSS (para páginas específicas do portal);
• Realização de testes de usabilidade e redacção de relatórios de erros para proposta de melhorias nas soluções implementadas;
• Gestão do google analytics para analisar comportamentos e tomar decisões infomadas em relação a novas propostas de melhoria para o portal;
• Formador interno de diferentes entidades para a utilização das consolas de gestão associadas aos diferentes sites.

Um dos maiores desafios que tive neste projeto foi o facto de ter de trabalhar com numa organização onde a maturidade para a disciplina de user experience era baixa. Trabalhar neste contexto foi interessante pois permitiu-me crescer profissionalmente ao ter de traduzir internamente as melhores práticas que as empresas externas contratadas para nos ajudar traziam.

Gerir as prioridades dos diferentes departamentos (como por exemplo terem destaque na homepage) em relação ao trabalho que estava a ser feito foi bastante interessante uma vez que tive de aprender como gerir opiniões contraditórias.

A minha entrada nesta startup serviu para dar o contributo que faltava à equipa inicial que não tinha competências em design (uma pessoa de desenvolvimento e uma pessoa com o conhecimento de negócio).

O início do meu trabalho passou por desenvolver a imagem de marca da empresa (assim como o website e toda a comunicação associada) e por estudar (desk research – pesquisa secundária) na área dos ensaios clínicos. Numa primeira fase para perceber o contexto para o qual ia trabalhar, numa segunda fase para conseguir começar a desenvolver mockups para testarmos conceitos.

Ao mesmo tempo fui desenvolvendo alguns trabalhos paralelos na área dos serviços da empresa (tais como sites para projectos específicos, portais onde fosse possível desenvolver estudos clínicos, desenvolvimento de suportes de comunicação), de modo a garantir que a empresa era sustentável.

À medida que a equipa foi crescendo fui começando a usar o conhecimento interno da empresa para desenvolver as propostas iniciais para o software que pretendiamos desenvolver.

Do conhecimento adquirido da análise do mercado dos ensaios clínicos, foi possível identificar lacunas, e pontos de entrada que indiciaram a possibilidade do desenvolvimento de software apropriado para este mercado, existiam vários pontos de entrada e nichos por explorar. O software existente era caro o que impedia pequenas empresas de o adquirir. As alternativas freemium ou open source, não eram fáceis de utililzar.

Os maiores problemas encontrados ao nível de software utilizado foram ao nível de:

• Usabilidade
  • Difíceis de utilizar
  • Não eram intuitivos
  • Má performance nas nas tarefas diárias
  • Curva de aprendizagem longa
• Funcionalidade
  • Faltavam funcionalidades(consideradas) principais
  • Não se adaptavam às necessidades da maioria dos clientes com que a empresa trabalhava (nicho de mercado)
• Custo
  • O custo de software considerado adequado para a gestão de ensaios clínicos (no nicho de mercado que pensámos entrar) era proibitivo.

Existia no entanto, muita informação que não podia aceder (devido a normas e regulamentação) nomeadamente, software proprietário utilizado para a gestão de alguns ensaios, e conteúdos dos estudos onde a empresa trabalhava.

À medida que entravam novos recursos na empresa, utilizava as sessões de formação que lhes eram dadas para também aprender sobre todo o ecossistema que rodeava o mundo dos ensaios clínicos. Como tinha acesso previligiado a clientes e colegas que trabalhavam na área dos serviços, pude desenvolver, workshops e outras actividades de pesquisa (tais como entrevistas, observação directa…) para perceber os seus objectivos e motivações, as suas dores e dificuldades, assim como as tarefas que executavam no seu dia-a-dia. Isto permitiu-me começar a entender o contexto de trabalho nesta área, recolher alguns materiais utilizados, e criar alguns documentos baseados nas insights que recolhi (tais como personas, definição de tipos de utilizadores, fluxos…).

Acabei por instalar software open source, muitas vezes utilizado neste mercado, para começar a perceber as funcionalidades deste tipo de softwares assim como da terminologia, fluxos de trabalho, tendo desenvolvido alguns estudos clínicos fictícios para perceber o tipo de trabalho que estava associado a este mundo.

Acabei por produzir documentação que auxiliasse (e guiasse) o processo de desenvolvimento de software. Uma vez que a área é muito complexa, bastante regulamentada, centrei-me mais em perceber o contexto social, as interacções entre os diferentes stakeholders, o tipo de tarefas gerais que eram supostas fazer para cada tipo de trabalho, o tipo de outputs que era suposto cada pessoa fornecer. Acabei também por analisar os softwares possíveis (open source) recolhendo também informação de quem trabalhava com eles.

• Análise e definição de tarefas;
• Pesquisa de mercado e análises competitivas;
• Pesquisa e definição de utilizadores;
• Criação de personas;
• Realização de inquéritos e workshops para definição de requisitos funcionais;
• Pesquisa e definição de funções (work roles);
• Criação de modelos sociais (ecossistemas);
• Definição de arquitectura de informação;
• Criação de wireframes e fluxos (análises de tarefas);
• User interface design, design de interação e programação XHTML e CSS.

A necessidade de angariar financiamento para o dia a dia, acabava por me desfocar várias vezes do objetivo inicial, trabalhando em projetos de curta duração mas considerados mais urgentes / importantes por financiarem a empresa. Depois de algum tempo, o foco em serviços cresceu imenso e não fazia sentido estar na empresa (com bastante pena minha) com uma promessa de desenvolver software que dificilmente se iria concretizar.

Muitas vezes gosto de trabalhar em regime de freelancer, em projectos de curta ou média duração. Foi através de um contacto para perceber se era possível fazer uma reestruturação do site que, depois de umas conversas iniciais, percebemos que a B.Time poderia desenvolver uma proposta de valor acrescentada para os seus clientes.

Deste modo sugeri uma opção que envolveu a entrada da empresa onde trabalhava (Scientific ToolBox Consulting) neste trabalho e em vez de se fazer um site apenas para refrescar a imagem, foi possível pensar num projecto de um portal onde os clientes tivessem acesso imediato a toda a sua informação contabilística, em tempo real, de modo a existir mais transparência dos serviços prestados pela empresa.

Também nos foi transmitido, que um site apelativo poderia ser uma vantagem competitiva face aos sites considerados concorrentes. Existia também o desejo do site estar feito o mais rapidamente possível de modo a ser efectivada uma “campanha” de angariação junto a novos clientes uma vez que a empresa estava a crescer.

Eram também necessário que o portal a realizar pudesse mostrar a informação fiscal das empresas clientes em tempo real. Do ponto de vista da B.Time esse facto era considerado fulcral pois seria um modo de manter a credibilidade da empresa face aos clientes.

Acabei por explicar que um novo site, a ser desenvolvido, não iria servir para nada, seria apenas uma face mais bonita de um portal desactualizado, caso não se revesse o conteúdo colocado. Assim, efetuei alguns workshops com a direção da B.Time de modo a determinar a arquitectura de informação (ordenação de cartões), das funcionalidades a colocar no site e do tipo de conteúdos a colocar em cada página do site.

Pedi também o acesso à empresa para poder verificar como se trabalhava, os processos que eram utilizados para colocar informação no site atual, e para perceber também a forma como a B.Time comunicava com os seus clientes. Pedi ainda o acesso a alguns clientes de modo a percebermos o que era importante para eles num portal de contabilidade ideal.

Das conversas mantidas com alguns clientes da B.Time, e potenciais clientes de empresas de contabilidade foi indicado que um dos pontos que os levariam a optar por uma empresa deste tipo, caso não tivessem nenhuma, seria o portfólio de serviços e testemunhos de clientes (que pudessem ser comprovados). Sendo que estas indicações, deram o mote para o desenho do site.

As entrevistas com os clientes acabaram por demonstrar que existiam algumas funcionalidades que não estavam contempladas nas primeiras ideias da B.Time, o que levou à reformulação das nossas propostas iniciais.

Uma vez que existiam duas fases para o desenvolvimento, foram feitos alguns wireframes de modo a sugerir um tipo de estrutura para o site e um conceito de design. Depois de escolhido o conceito vencedor, de modo a reduzir custos na proposta, propusemos que a B.Time escolhesse um template de wordpress, que pudesse ser adaptado, sendo que lhe apresentámos duas opções.

Foi também trabalhado todo o conteúdo de cada página. Nesta fase, foi-nos também pedido para fazer uma galeria de imagens, sendo que, uma vez que tenho conhecimentos de fotografia, aceitámos fazer (desde tirar fotografias ao escritório, à equipa, à edição de imagem para colocação no portal). A ideia das fotografias foi mostrar que a empresa estava a crescer e o novo escritório.

Existiam algumas plataformas que permitiam ligar-se ao site, no entanto depois de alguma ponderação optou-se por Liferay por condicionalismos técnicos (integrava com o sistema de gestão interno que a B.Time possuía, e permitia uma visualização dos dados, das bases de dados, em gráficos, algo que era do agrado da B.Time).

A área de cliente, seria simples uma vez que teria apenas um nível de navegação com duas opções (gestão de documentos, ou informação de gestão). No entanto para se facilitar a consulta dos relatórios, foi criado uma página específica em html e css (compatível com a maioria dos browsers e dispostivos) de maneira a que tudo o que o cliente precisasse aparecesse no monitor.

Foram feitos estudos de colocação da informação, de modo a escolher como esta seria melhor visualizada, e acabaram por ser feitos alguns testes, que revelaram alguns problemas (na visualização dos relatórios) que foram posteriormente corrigidos.

O meu papel nesta fase do projecto, teve mais a ver com desenvolvimento da interface e a sua implementação em html, css, na adaptação (e criação) de alguns dos elementos do portal.

• Análise e definição de tarefas;
• Pesquisa de mercado e análises competitivas;
• Realização de inquéritos e workshops para definição de requisitos funcionais;
• Definição de arquitectura de informação;
• Criação de wireframes;
• User interface design, design de interação e programação XHTML e CSS.

Construir boas relações com os clientes é crucial para que os projetos corram bem. Nesta experiência, percebi que quando envolvemos o cliente no processo de criação / execução do produto é mais fácil que ele perceba as nossas dores e seja mais receptivo a aceitar mudanças devido a impactos desconhecidos nas alturas iniciais do projeto.

Gerir as suas expectativas com pedidos que não estejam contemplados no âmbito inicial, ou explicar as nossas decisões a cada passo é super importante (ao invés de chegar com uma solução finalizada para ser validada.